← Все статьи

Как выгрузить пользователей Telegram-бота в Excel

Если вы искали этот запрос, скорее всего, в голове держится одна из двух разных задач. Первая — выгрузить список участников чужой группы или канала. Вторая — сохранить в виде таблицы базу, которую накопил ваш собственный Telegram-бот: людей, которые сами нажали Start и зарегистрировались.

Это статья про вторую задачу.

Это не про выгрузку участников чужой группы или канала

Инструменты для парсинга участников группы или канала по ключевым словам — отдельная категория сервисов, и работают они с чужой аудиторией, до которой у вас нет прямого отношения. Здесь речь о другом: о базе, которая появляется у вас легально и естественно — потому что человек сам открыл именно вашего Telegram-бота и запустил его.

Дальше — только про эту вторую ситуацию.

Что вообще знает бот о зарегистрированном пользователе

Прежде чем говорить про Excel, стоит понять, из чего вообще складывается «пользователь» в контексте бота-регистратора.

Когда человек впервые открывает вашего Telegram-бота и нажимает Start, бот получает от Telegram данные профиля, доступные ему через Bot API, и Telegram ID этого человека. Если ссылка, по которой пришёл пользователь, содержала специальный параметр (deep link), вместе с этим сохраняется и код источника — подробнее о том, как это устроено, можно прочитать в статье про отслеживание источника перехода в Telegram-бот.

Номер телефона для такой регистрации не требуется и не запрашивается — бот работает с тем, что и так доступно ему в рамках Telegram Bot API.

Отдельно бот различает:

• первый Start — момент, когда человек регистрируется впервые;
• повторный Start — когда уже зарегистрированный человек снова запускает бота (это не создаёт нового пользователя, но фиксируется отдельно);
• защиту от случайных повторных нажатий подряд, чтобы одно нервное тыканье по кнопке не превращалось в серию одинаковых уведомлений.

То, что происходит после Start — сообщения пользователя менеджеру и ответы менеджера — это уже следующий этап работы с человеком, который подробнее разобран в статье про сбор заявок через Telegram-бота.

Что стоит выносить в таблицу, а что — нет

Соблазн один раз выгрузить «вообще всё» есть почти всегда. Но у Excel-файла есть смысл, только если он отвечает на конкретный практический вопрос: сколько людей зарегистрировалось за период, какой источник сработал лучше, кому передать контакты для дальнейшей работы.

Файл имеет смысл использовать для:

• анализа динамики регистраций за выбранный период;
• сравнения источников трафика между собой;
• передачи контактов сотруднику, у которого нет доступа к самой программе;
• архивной копии базы на определённый момент времени.

Файл не стоит превращать в замену самому боту: если вам нужно посмотреть карточку одного конкретного человека прямо сейчас, быстрее сделать это через встроенный поиск по списку пользователей, чем открывать выгрузку и искать строку вручную.

Что попадает в файл и за какой период

Здесь важно не обещать больше, чем есть на самом деле. Точный состав колонок — это деталь конкретной реализации, которая может отличаться, поэтому корректнее описывать это так: экспорт формирует файл с доступными данными о зарегистрированных пользователях и связанных с ними событиях (Start, повторные обращения, источник — если он был зафиксирован).

Что действительно можно настроить перед выгрузкой — это период, за который формируется файл:

• сегодня;
• вчера;
• последние 7 дней;
• последние 30 дней;
• произвольный выбранный диапазон дат.

Это позволяет не выгружать всю историю целиком каждый раз, а строить, например, еженедельный или ежемесячный отчёт.

Как выполнить экспорт в Soft Lite Registration Bot

В SL REG Bot экспорт живёт рядом со списком пользователей и статистикой — это три связанных, но разных раздела интерфейса:

• Откройте раздел «Пользователи», если хотите сначала посмотреть или найти конкретного человека в базе — там же доступен поиск.
• Раздел «Статистика» нужен, если вопрос в цифрах: сколько регистраций, сколько повторных обращений, как отработали источники.
• Для самого файла откройте раздел «Экспорт», выберите нужный период (сегодня, вчера, 7 дней, 30 дней или свой диапазон дат) и запустите формирование файла.
• Готовый XLSX-файл сохраняется на компьютере, где запущена программа — так же, как и вся остальная рабочая база.

Отдельная ссылка под каждый источник трафика — если вы такие используете — делает будущий отчёт заметно полезнее: вы увидите не просто общее число регистраций, а разбивку по тому, что именно их принесло.

Зачем выгружать, если всё и так видно в самом боте

Резонный вопрос: если список пользователей, поиск и статистика уже есть в интерфейсе, зачем вообще нужен отдельный файл?

Несколько практических причин:

• Перенос в другую систему. Если у вас есть CRM, таблица учёта или любая другая система, работающая с контактами, XLSX — универсальный способ перенести туда данные, накопленные ботом.
• Отчёт для руководителя или коллег. Не у всех есть доступ к самой программе, а таблицей можно просто поделиться.
• Коммуникация вне Telegram. Если часть дальнейшей работы с контактами идёт не в самом мессенджере, файл — отправная точка для этого.
• Архив на определённый момент. Например, перед тем как что-то менять в настройках бота или перед «Полным сбросом» — необратимой операцией, после которой рабочие данные, включая пользователей и историю Start, восстановить будет уже нельзя.

Что делать с файлом после экспорта

Файл — это, по сути, копия части вашей рабочей базы, поэтому к нему стоит относиться так же аккуратно, как к самой базе:

• храните его там же, где принято хранить рабочие документы компании, а не в случайной папке;
• если передаёте файл третьим лицам (сотруднику, подрядчику, другому отделу), убедитесь, что это действительно нужный объём данных — не имеет смысла пересылать историю за год, если нужен отчёт за неделю;
• делайте резервную копию экспортов отдельно от рабочего компьютера, на котором запущена программа, если база для вас важна;
• если файл больше не нужен, не оставляйте старые версии в общедоступных папках или чатах.

Как часто стоит выгружать базу

Единого правила нет — это зависит от того, как часто вам нужны свежие цифры. На практике удобно ориентироваться на регулярный цикл: например, выгрузка «за последние 7 дней» — раз в неделю для операционного отчёта, и отдельно «последние 30 дней» — раз в месяц для более общей картины. Разовую выгрузку за произвольный диапазон стоит делать перед важными решениями: сменой рекламной кампании, отчётом за квартал или тем самым «Полным сбросом».

Ограничения

Чтобы не создавать завышенных ожиданий, важно проговорить прямо:

• XLSX дополняет CRM в SL REG Bot. Листы «Клиенты» и «Менеджеры» содержат статусы, ответственных и результаты. Бюджеты и сложные этапы продаж ведите отдельно, если они нужны.
• Экспортируется только то, что реально собрал бот через Telegram Bot API. Никаких дополнительных персональных данных о пользователе бот не запрашивает и не собирает скрытым образом — если человек не указал что-то боту сам, в файле этого не будет.
• Номер телефона в экспорте не появится, потому что он и не запрашивается для регистрации через Start.
• Данные хранятся локально, на компьютере или сервере, где запущена программа, — файл не синхронизируется автоматически с каким-либо облачным сервисом.
• Экспорт — это выгрузка по запросу, а не автоматическая ежедневная рассылка отчёта на почту.

FAQ

Что в этой статье называется «пользователем»?

Человек, который открыл вашего собственного Telegram-бота и нажал Start хотя бы один раз. Это не участник группы или канала — они не оказываются в базе бота-регистратора автоматически.

Экспорт в Excel — это то же самое, что выгрузка участников группы?

Нет. Выгрузка участников группы или канала — это работа с чужой аудиторией сторонними инструментами. Экспорт, о котором эта статья, — это выгрузка вашей собственной базы, накопленной через регистрацию в вашем боте.

Нужен ли номер телефона, чтобы пользователь попал в экспорт?

Нет. Для регистрации через Start номер телефона не требуется, и в файле его не будет.

После экспорта у меня появится CRM?

Нет. Файл — это таблица с доступными данными о пользователях и событиях, а не система с воронкой продаж, сделками или задачами. Для этого нужен отдельный инструмент.

Можно ли выгрузить только часть базы, а не всё сразу?

Да, в части периода: можно выбрать «сегодня», «вчера», «последние 7 дней», «последние 30 дней» или произвольный диапазон дат.

Как часто нужно делать экспорт?

Зависит от задачи — периодический отчёт можно строить раз в неделю или в месяц, а разовую выгрузку стоит делать перед важными изменениями, например перед «Полным сбросом» рабочих данных.

В SL REG Bot список пользователей, статистика и экспорт в XLSX — это связанные, но отдельные разделы одной программы: посмотреть базу, оценить цифры по источникам и выгрузить данные для дальнейшей работы можно, не переключаясь между разными сервисами.